Czym jest case study: budżet obywatelski w gdańsku?

Jak ARDVote obsłużył Budżet Obywatelski w Gdańsku: 38 270 głosujących, 0 problemów technicznych. Proces wdrożenia, wyzwania i wyniki.

Case study: Budżet Obywatelski w Gdańsku — 38 270 głosujących na platformie ARDVote

Budżet Obywatelski w Gdańsku to jeden z największych i najlepiej rozpoznawalnych procesów partycypacyjnych w Polsce. W edycji 2025 roku miasto zdecydowało się na kompleksową cyfryzację całego procesu — od zgłaszania projektów, przez ich weryfikację, aż po głosowanie i publikację wyników. Platformą, która to umożliwiła, był ARDVote. Efekt? 38 270 głosujących mieszkańców, zero awarii systemu i wyniki opublikowane w 30 sekund od zamknięcia głosowania.

Ten case study pokazuje krok po kroku, jak przebiegało wdrożenie, z jakimi wyzwaniami się mierzyliśmy i jakie konkretne rezultaty osiągnęliśmy.

O Gdańsku i Budżecie Obywatelskim

Gdańsk, z populacją przekraczającą 470 000 mieszkańców, jest jednym z największych miast w Polsce i liderem w obszarze partycypacji obywatelskiej. Budżet Obywatelski funkcjonuje w Gdańsku nieprzerwanie od 2013 roku — miasto było jednym z pierwszych w Polsce, które zdecydowało się na wdrożenie tego mechanizmu na szeroką skalę.

Przez ponad dekadę gdański BO przeszedł znaczącą ewolucję. W pierwszych edycjach głosowanie odbywało się głównie w formie papierowej, z punktami do głosowania rozlokowanymi w dzielnicach miasta. Z czasem wprowadzano kolejne elementy cyfrowe — formularz zgłaszania projektów online, częściową weryfikację elektroniczną, a w końcu hybrydowe głosowanie łączące formę papierową z internetową.

Mimo tych zmian, do 2025 roku Gdańsk nie dysponował jednolitym systemem informatycznym, który obsługiwałby cały cykl życia Budżetu Obywatelskiego. Poszczególne etapy procesu — zgłaszanie, weryfikacja, głosowanie, podliczanie wyników — były realizowane za pomocą różnych, często niepowiązanych ze sobą narzędzi.

Skala wyzwania

Gdańsk to miasto z ogromnym potencjałem partycypacyjnym. W poprzednich edycjach BO:

Do głosowania uprawnionych było ponad 390 000 mieszkańców (osoby zameldowane na stałe lub czasowo)
Rocznie zgłaszanych było 600–850 projektów obywatelskich
Pula środków w BO 2025 wynosiła ponad 30 milionów złotych — jedna z największych w Polsce
Głosowanie trwało 14 dni, generując szczytowe obciążenie w ostatnich 48 godzinach

Te liczby jasno pokazują, dlaczego Gdańsk potrzebował niezawodnego, skalowalnego rozwiązania technologicznego. Przy takiej skali operacji margines błędu jest praktycznie zerowy — każda awaria systemu to tysiące sfrustrowanych mieszkańców i potencjalny kryzys wizerunkowy dla władz miasta.

Wyzwania przed wdrożeniem

Problemy poprzedniego systemu

Przed migracją na ARDVote, gdański Budżet Obywatelski zmagał się z szeregiem problemów operacyjnych i technicznych:

Fragmentacja narzędzi. Zgłaszanie projektów odbywało się przez jeden system, weryfikacja w arkuszach kalkulacyjnych, głosowanie na odrębnej platformie, a raportowanie wymagało ręcznego zbierania danych z wielu źródeł. Taki model generował opóźnienia, błędy i frustrację po stronie urzędników.

Ręczna weryfikacja. Każdy ze zgłoszonych projektów — a było ich kilkaset rocznie — wymagał przejścia przez wieloetapowy proces weryfikacji formalnej i merytorycznej. Przy ręcznym obiegu dokumentów, weryfikacja pojedynczego projektu trwała od 5 do 7 dni roboczych. Przy kilkuset projektach, cały proces weryfikacji ciągnął się tygodniami.

Problemy ze skalowalnością. W poprzednich edycjach, szczególnie w godzinach szczytu (ostatnie dni głosowania, godziny wieczorne), system głosowania doświadczał spowolnień i przestojów. Zdarzały się sytuacje, w których mieszkańcy musieli wielokrotnie odświeżać stronę, aby oddać głos — co nie budowało zaufania do procesu.

Wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa. Weryfikacja tożsamości głosujących opierała się na uproszczonych mechanizmach, co budziło obawy o możliwość wielokrotnego głosowania. Brak pełnego szyfrowania danych osobowych stanowił dodatkowe ryzyko w kontekście RODO.

Bariery dostępności. Osoby starsze, osoby z niepełnosprawnościami oraz mieszkańcy z ograniczonym dostępem do internetu napotykali trudności w korzystaniu z poprzedniego systemu. Brak zgodności z WCAG 2.1 oznaczał, że znaczna grupa mieszkańców była de facto wykluczona z procesu.

Wymagania wobec nowego rozwiązania

Na podstawie analizy dotychczasowych doświadczeń, Urząd Miejski w Gdańsku sformułował następujące wymagania wobec nowej platformy:

Jeden system do całego procesu — od zgłaszania projektów, przez weryfikację i głosowanie, po publikację wyników
Obsługa co najmniej 50 000 jednoczesnych sesji bez degradacji wydajności
Weryfikacja tożsamości przez PESEL z dodatkowym potwierdzeniem SMS
Pełna zgodność z RODO — szyfrowanie danych, zarządzanie zgodami, prawo do usunięcia
Zgodność z WCAG 2.1 na poziomie AA — dostępność dla osób z niepełnosprawnościami
Integracja z istniejącymi systemami — ePUAP, geoportal miejski, system finansowy
Panel monitoringu w czasie rzeczywistym — statystyki, alerty, dashboardy
Wsparcie dla głosowania stacjonarnego — obsługa punktów do głosowania w dzielnicach

Dodatkowym czynnikiem był czas. Decyzja o zmianie systemu zapadła na początku roku, a głosowanie zaplanowano na jesień — co dawało zespołowi wdrożeniowemu niespełna osiem miesięcy na pełne uruchomienie platformy.

Proces wdrożenia ARDVote

Harmonogram projektu

Wdrożenie przebiegało w pięciu głównych fazach:

Faza 1: Analiza i projektowanie (styczeń–luty). Zespół ARDVote przeprowadził szczegółową analizę dotychczasowego procesu BO w Gdańsku. Odbyły się warsztaty z urzędnikami odpowiedzialnymi za poszczególne etapy — od przyjmowania zgłoszeń, przez weryfikację merytoryczną w wydziałach branżowych, po obsługę głosowania. Na tej podstawie powstała specyfikacja funkcjonalna dostosowana do specyfiki gdańskiego BO.

Faza 2: Konfiguracja i customizacja (marzec–kwiecień). Platforma ARDVote została skonfigurowana pod kątem gdańskich potrzeb. Obejmowało to m.in. mapowanie dzielnic i okręgów wyborczych, konfigurację workflow weryfikacji (specyficznego dla struktury organizacyjnej Urzędu), integrację z geoportalem miejskim oraz dostosowanie formularzy zgłoszeniowych.

Faza 3: Integracja i testy (maj–czerwiec). Kluczowy etap obejmował integrację z systemami zewnętrznymi (ePUAP, baza PESEL, system finansowy miasta), testy obciążeniowe symulujące ruch na poziomie 100 000 jednoczesnych użytkowników oraz audyt bezpieczeństwa przeprowadzony przez niezależną firmę.

Faza 4: Szkolenia i pilotaż (lipiec–sierpień). Przeszkolono 45 pracowników Urzędu Miejskiego odpowiedzialnych za obsługę BO. Szkolenia obejmowały zarówno pracę z panelem administracyjnym, jak i obsługę punktów stacjonarnych. Przeprowadzono pilotażowy test z udziałem 200 wolontariuszy — mieszkańców Gdańska, którzy przetestowali cały proces od zgłoszenia projektu po oddanie głosu.

Faza 5: Uruchomienie produkcyjne (wrzesień). System został uruchomiony produkcyjnie na początku września, na trzy tygodnie przed rozpoczęciem głosowania. Pierwsze dni przeznaczono na przyjmowanie zgłoszeń projektów, co pozwoliło zweryfikować działanie systemu w warunkach rzeczywistych przy niższym obciążeniu.

Współpraca zespołów

Po stronie ARDVote przy projekcie gdańskim pracowało 6 osób: project manager, 2 inżynierów backend, inżynier frontend, specjalista ds. bezpieczeństwa oraz konsultant ds. procesów partycypacyjnych. Po stronie Urzędu Miejskiego wyznaczono koordynatora projektu oraz zespół 8 osób z Biura ds. Partycypacji Społecznej.

Komunikacja odbywała się w cyklach tygodniowych — cotygodniowe spotkania statusowe oraz bieżąca komunikacja na dedykowanym kanale. W fazie głosowania przeszliśmy na tryb 24/7 z dyżurami po stronie ARDVote.

Testy obciążeniowe

Testy obciążeniowe stanowiły kluczowy element przygotowań. Przeprowadziliśmy trzy rundy testów:

Test bazowy — symulacja 10 000 jednoczesnych użytkowników. System odpowiadał w czasie poniżej 200 ms.
Test docelowy — symulacja 50 000 jednoczesnych użytkowników. Czas odpowiedzi wzrósł do 350 ms, wciąż w ramach akceptowalnego progu.
Test ekstremalny — symulacja 150 000 jednoczesnych użytkowników (3x powyżej wymagań). System utrzymał stabilność przy czasie odpowiedzi 800 ms, bez utraty danych i bez odmów obsługi.

Dodatkowo przeprowadzono testy penetracyjne, które nie wykazały krytycznych podatności. Zidentyfikowano 3 uwagi niskiego ryzyka, które zostały zaadresowane przed uruchomieniem produkcyjnym.

Przebieg głosowania

Okres głosowania

Głosowanie w ramach BO 2025 w Gdańsku trwało 14 dni — od 29 września do 12 października 2025 roku. Mieszkańcy mogli oddawać głosy przez całą dobę za pośrednictwem platformy internetowej, a w godzinach pracy urzędu — również w 12 stacjonarnych punktach do głosowania rozlokowanych w dzielnicach miasta.

Wzorce ruchu

Analiza danych z głosowania ujawniła charakterystyczne wzorce aktywności mieszkańców:

Godziny szczytu: 18:00–22:00 (po godzinach pracy) — w tych godzinach oddawano średnio 40% dziennych głosów
Najaktywniejsze dni: ostatnie 3 dni głosowania koncentrowały ponad 45% wszystkich głosów
Szczytowe obciążenie: w ostatni dzień głosowania system obsłużył ponad 8 500 głosów w ciągu jednej godziny (ponad 140 głosów na minutę)
Urządzenia: 67% głosów oddano z urządzeń mobilnych, 28% z komputerów stacjonarnych, 5% w punktach stacjonarnych

Monitoring w czasie rzeczywistym

Przez cały okres głosowania zespół ARDVote monitorował system za pomocą dedykowanego dashboardu, który prezentował w czasie rzeczywistym:

Liczbę aktywnych sesji i oddanych głosów
Czasy odpowiedzi serwera i wykorzystanie zasobów
Mapę cieplną aktywności w podziale na dzielnice
Alerty bezpieczeństwa (próby wielokrotnego głosowania, podejrzane wzorce)
Status punktów stacjonarnych

Dashboard był również udostępniony koordynatorowi po stronie Urzędu Miejskiego, co zapewniało pełną transparentność procesu.

Wydajność techniczna

Parametry techniczne systemu w trakcie głosowania:

Dostępność (uptime): 99,99% — jedyna przerwa to planowana aktualizacja certyfikatu SSL trwająca 47 sekund
Średni czas odpowiedzi: 180 ms (w godzinach szczytu do 420 ms)
Czas ładowania strony głosowania: poniżej 1,5 sekundy na połączeniu 4G
Utracone sesje: 0
Błędy krytyczne: 0

Głosowanie stacjonarne

Dla mieszkańców z ograniczonym dostępem do internetu lub preferujących osobisty kontakt, uruchomiono 12 stacjonarnych punktów do głosowania — po jednym w każdej dużej dzielnicy. W punktach przeszkoleni pracownicy pomagali mieszkańcom korzystać z systemu na dedykowanych tabletach. Głosy oddane stacjonarnie trafiały do tego samego systemu co głosy internetowe, zapewniając spójność danych.

Łącznie w punktach stacjonarnych zagłosowało 1 870 osób — głównie seniorzy powyżej 65. roku życia. Dla tej grupy przygotowaliśmy uproszczony interfejs z powiększoną czcionką i dodatkową nawigacją głosową.

Wyniki w liczbach

Poniższa tabela podsumowuje kluczowe wskaźniki edycji BO 2025 w Gdańsku:

Wskaźnik	Wartość
Liczba głosujących mieszkańców	38 270
Zgłoszonych projektów ogółem	784
Projektów zakwalifikowanych do głosowania	612
Projektów zwycięskich (do realizacji)	89
Czas trwania głosowania	14 dni
Incydenty bezpieczeństwa	0
Dostępność systemu (uptime)	99,99%
Czas weryfikacji pojedynczego projektu	1–2 dni (wcześniej 5–7 dni)
Skrócenie czasu weryfikacji	o 70%
Czas publikacji wyników po zamknięciu głosowania	30 sekund
Przeszkolonych pracowników Urzędu	45
Stacjonarne punkty do głosowania	12
Próby wielokrotnego głosowania (zablokowane)	127

Warto podkreślić ostatni wskaźnik — system automatycznie wykrył i zablokował 127 prób wielokrotnego głosowania (ten sam PESEL). W poprzednich edycjach tego typu przypadki były praktycznie niewykrywalne. To pokazuje, jak technologia zwiększa uczciwość procesu partycypacyjnego.

Bezpieczeństwo i zgodność

Bezpieczeństwo danych osobowych i integralność procesu głosowania to fundamenty, na których opiera się ARDVote. W przypadku Gdańska wdrożyliśmy kompleksowy model zabezpieczeń obejmujący kilka warstw.

Szyfrowanie danych

Wszystkie dane osobowe — w tym numery PESEL, numery telefonów i adresy — są szyfrowane algorytmem AES-256 zarówno w spoczynku (at rest), jak i w transmisji (in transit). Klucze szyfrujące są przechowywane w dedykowanym module HSM (Hardware Security Module), oddzielonym od infrastruktury aplikacyjnej. Oznacza to, że nawet w przypadku hipotetycznego włamania do bazy danych, dane osobowe pozostają nieczytelne.

Weryfikacja tożsamości

Proces weryfikacji głosującego przebiegał dwuetapowo:

Weryfikacja numeru PESEL — system sprawdzał, czy podany PESEL odpowiada osobie zameldowanej na terenie Gdańska
Potwierdzenie kodem SMS — na numer telefonu powiązany z kontem wysyłany był jednorazowy kod weryfikacyjny, ważny przez 5 minut

Ten dwuskładnikowy mechanizm skutecznie eliminował możliwość głosowania w imieniu innej osoby, jednocześnie nie wprowadzając nadmiernych barier dla mieszkańców.

Ochrona przed duplikatami

System weryfikował unikalność głosu na trzech poziomach:

PESEL — jeden głos na jeden numer PESEL
Numer telefonu — jeden numer telefonu może być powiązany z jednym kontem
Fingerprint urządzenia — dodatkowa warstwa detekcji podejrzanych wzorców (np. wielokrotne głosowanie z tego samego urządzenia na różne numery PESEL)

Jak wspomniano wyżej, system wykrył i zablokował 127 prób wielokrotnego głosowania — wszystkie zostały zalogowane i przekazane koordynatorowi BO do analizy.

Zgodność z RODO

Platforma spełnia wszystkie wymagania Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), w tym:

Zarządzanie zgodami — jasne informacje o przetwarzaniu danych i możliwość wycofania zgody
Prawo dostępu — mieszkańcy mogą sprawdzić, jakie dane zostały o nich zgromadzone
Prawo do usunięcia — po zakończeniu procesu BO dane osobowe są anonimizowane zgodnie z harmonogramem retencji
Rejestr czynności przetwarzania — pełna dokumentacja operacji na danych osobowych
Data Protection Impact Assessment (DPIA) — przeprowadzony przed uruchomieniem systemu

Dostępność cyfrowa (WCAG 2.1 AA)

System ARDVote w Gdańsku przeszedł audyt dostępności cyfrowej i spełnia wymagania WCAG 2.1 na poziomie AA. W praktyce oznacza to:

Pełna nawigacja klawiaturą (bez konieczności użycia myszy)
Kompatybilność z czytnikami ekranu (NVDA, JAWS, VoiceOver)
Odpowiedni kontrast kolorów (minimum 4.5:1)
Teksty alternatywne dla wszystkich elementów graficznych
Formularze z czytelnymi etykietami i komunikatami błędów
Responsywność — pełna funkcjonalność na urządzeniach mobilnych

Więcej o naszym podejściu do bezpieczeństwa i ochrony danych.

Opinia klienta

“System umożliwił nie tylko sprawne, bezpieczne oraz wydajne przeprowadzenie pełnego głosowania na zakwalifikowane projekty, ale również zapewnił spójną obsługę całego procesu przetwarzania wniosków — od chwili ich zgłoszenia poprzez całą ścieżkę akceptacji. Obsłużyliśmy 38 270 głosujących bez żadnych problemów technicznych.”

Dawid Shot, Główny Specjalista, Urząd Miejski w Gdańsku

Ta opinia jest dla nas szczególnie cenna, ponieważ podkreśla nie tylko sam etap głosowania, ale kompleksowość rozwiązania. ARDVote to nie tylko „system do głosowania” — to platforma obsługująca cały cykl życia Budżetu Obywatelskiego, od pierwszego zgłoszonego projektu po ostatni opublikowany wynik.

Wnioski i rekomendacje

Co zadziałało najlepiej

Na podstawie analizy po-wdrożeniowej oraz feedbacku od Urzędu Miejskiego w Gdańsku, zidentyfikowaliśmy kluczowe czynniki sukcesu:

Wczesne zaangażowanie użytkowników końcowych. Warsztaty z urzędnikami w fazie analizy pozwoliły zrozumieć rzeczywiste potrzeby i uniknąć budowania funkcji, które wyglądają dobrze na papierze, ale nie odpowiadają praktyce. Szczególnie cenne okazały się sesje z pracownikami weryfikującymi projekty — ich wiedza o „szarych strefach” procesu pozwoliła zaprojektować elastyczny workflow.

Trzy rundy testów obciążeniowych. Inwestycja w testy obciążeniowe — w tym test ekstremalny przy 3-krotnym przekroczeniu wymagań — dała pewność, że system wytrzyma nawet nieprzewidziane skoki ruchu. W dniu rekordowego obciążenia (ostatni dzień głosowania) system działał płynnie, dokładnie tak, jak w testach.

Wsparcie 24/7 w fazie głosowania. Dedykowany zespół dyżurny po stronie ARDVote zapewniał natychmiastową reakcję na ewentualne problemy. Choć żadne krytyczne incydenty nie wystąpiły, samo poczucie bezpieczeństwa po stronie Urzędu było bezcenne.

Punkty stacjonarne. Decyzja o utrzymaniu stacjonarnych punktów do głosowania — z przeszkolonym personelem i dedykowanymi tabletami — okazała się kluczowa dla inkluzywności procesu. 1 870 osób, które zagłosowały stacjonarnie, to mieszkańcy, którzy w modelu wyłącznie cyfrowym prawdopodobnie nie wzięliby udziału w BO.

Lekcje na przyszłość

Żadne wdrożenie nie jest idealne. Z perspektywy kilku miesięcy po zakończeniu procesu, identyfikujemy obszary do usprawnienia:

Komunikacja o wymaganiu numeru telefonu. Część mieszkańców była zaskoczona koniecznością podania numeru telefonu do weryfikacji SMS. W kolejnych edycjach rekomendujemy wcześniejszą i intensywniejszą komunikację o procedurze głosowania.

Przygotowanie materiałów w językach obcych. Gdańsk jest miastem wielokulturowym, z rosnącą liczbą mieszkańców cudzoziemskiego pochodzenia. Interfejs w języku polskim stanowił barierę dla części z nich. W przyszłych edycjach planujemy wdrożenie wersji angielskiej i ukraińskiej.

Szkolenia dla wolontariuszy w punktach stacjonarnych. Choć 45 pracowników Urzędu zostało przeszkolonych, w punktach stacjonarnych wspierali ich też wolontariusze, którzy przeszli jedynie skrócone szkolenie. Rekomendujemy ujednolicenie programu szkoleniowego.

Rekomendacje dla innych miast

Na podstawie doświadczeń z Gdańska, formułujemy następujące rekomendacje dla samorządów rozważających cyfryzację Budżetu Obywatelskiego:

Zacznijcie od procesu, nie od technologii. Zanim wybierzecie platformę, dokładnie zmapujcie swój obecny proces BO — kto co robi, jakie są wąskie gardła, gdzie tracicie czas. Technologia powinna automatyzować i usprawniać istniejący proces, a nie narzucać nowy.
Planujcie z zapasem czasowym. Gdańsk dał nam 8 miesięcy na wdrożenie i to był absolutne minimum. Rekomendujemy rozpoczęcie prac co najmniej 10–12 miesięcy przed planowanym głosowaniem.
Nie rezygnujcie z kanałów offline. Pełna cyfryzacja nie powinna oznaczać wykluczenia osób bez dostępu do internetu lub kompetencji cyfrowych. Stacjonarne punkty do głosowania są inwestycją w inkluzywność procesu.
Testujcie z prawdziwymi użytkownikami. Pilotaż z udziałem mieszkańców (w Gdańsku: 200 wolontariuszy) jest nieoceniony. Ujawnia problemy, których nie wykryją testy wewnętrzne.
Zadbajcie o transparentność. Dashboard z wynikami w czasie rzeczywistym, publiczne API dla mediów, szybka publikacja wyników — to elementy, które budują zaufanie mieszkańców do procesu.

Podsumowanie

Wdrożenie ARDVote w Gdańsku potwierdziło, że cyfryzacja Budżetu Obywatelskiego na dużą skalę jest nie tylko możliwa, ale przynosi wymierne korzyści — zarówno dla mieszkańców (wygoda, dostępność, szybkość), jak i dla administracji (automatyzacja, bezpieczeństwo, oszczędność czasu).

38 270 głosujących bez żadnych problemów technicznych — to liczba, z której jesteśmy dumni. Ale jeszcze ważniejsze jest to, co za nią stoi: tysiące mieszkańców Gdańska, którzy realnie wpłynęli na kształt swojego miasta, korzystając z narzędzia, które jest bezpieczne, dostępne i niezawodne.

Jeśli Twoje miasto planuje Budżet Obywatelski lub chce usprawnić istniejący proces — sprawdź nasze pakiety lub umów bezpłatną prezentację. Chętnie podzielimy się doświadczeniami z Gdańska i pokażemy, jak ARDVote może działać w Twoim samorządzie.